कधीकधी आपण एखादे पत्र तयार करू इच्छित असाल जे आपण बर्‍याच लोकांना पाठवित असाल परंतु आपण त्यातील काही भाग प्रत्येक पत्त्यासाठी वैयक्तिकृत करू इच्छित आहातः ग्रीटिंग्ज, नाव, पत्ता इत्यादी भागांमध्ये शब्दात भाषांतर, याचा अर्थ असा आहे की आपण एक फॉर्म पत्र तयार केले पाहिजे जे करणे सोपे आहे.

आपण फॉर्म पत्रांसह प्रारंभ करण्यापूर्वी, आपण समाविष्ट करू इच्छित सर्व फील्ड्ससह आपल्याकडे आधीपासूनच डेटाबेस सेटअप असल्याची खात्री केली पाहिजे. एक डेटाबेस प्रथम नाव, आडनाव, पत्ता इ. साठी स्तंभांसह एक्सेल स्प्रेडशीटइतके सोपे असू शकते.

शब्द एक्सेल, प्रवेश आणि मजकूर दस्तऐवजांकडून डेटा आयात करू शकतो. आपल्याकडे आधीपासूनच डेटाबेस सेटअप नसल्यास आपण तो नेहमीच वर्डमध्ये तयार करू शकता, जे मी तुम्हाला कसे करावे ते दर्शवितो.

शब्दात फॉर्म लेटर तयार करा

सुरू करण्यासाठी, त्यात खाली असलेल्या ख्रिसमसच्या पत्रासारखे मानक मजकूर असलेले दस्तऐवज तयार करा:

बेअर लेटर

त्यास अभिवादन, पत्ता वगैरे कसे नाही ते पहा कारण ते सर्व नंतर आपल्या फॉर्म पत्रात फील्ड म्हणून जोडले जातील. आपल्याला प्रथम करण्याची गरज म्हणजे मेलिंग टॅबवरील निवडा प्राप्तकर्त्यांवर क्लिक करा:

प्राप्तकर्ते निवडा

हे असे आहे जेथे आपण पत्र प्राप्त करणार्या लोकांना जोडता किंवा डेटाबेस फाइलमधून सूची आयात करा.

प्राप्तकर्ता ड्रॉपडाउन

जर तुम्हाला वर्डमध्येच यादी तयार करायची असेल तर तुम्ही टाईप न्यू लिस्टवर क्लिक करू शकता. आयात करण्यासाठी अस्तित्वातील विद्यमान यादीवर क्लिक करा. या उदाहरणात, आम्ही फक्त यादी टाइप करू.

पत्ता यादी

टीप: जेव्हा आपण आपल्या प्राप्तकर्त्याची सूची जतन करण्यासाठी जात असाल, तेव्हा वर्ड आपल्याला आपल्या हार्ड ड्राइव्हवरील स्थानासाठी सूचित करेल जी तयार केली जाईल ती डेटा जतन करेल.

एकदा आपण आपल्या प्राप्तकर्त्यांची यादी जतन केल्यावर आपल्या लक्षात येईल की मेलिंग्ज रिबनवर असलेले बरेच चिन्ह आता क्लिक करण्यायोग्य आहेत.

आपल्या फॉर्म पत्रात फील्ड जोडण्यास प्रारंभ करण्यासाठी, आपल्यास फील्ड कोठे ठेवायचे हे दर्शविण्यासाठी आपल्या कागदजत्रातील स्पॉट क्लिक करा आणि नंतर अ‍ॅड्रेस ब्लॉक वर क्लिक करा.

अ‍ॅड्रेस ब्लॉक

हे घाला पत्ता ब्लॉक संवाद आणेल.

डीफॉल्ट स्वरूपात जाण्यासाठी ओके क्लिक करा आणि आपल्याला असे काहीतरी मिळाले पाहिजे:

पत्ता ब्लॉक घातला

पुढे, आपला मजकूर एका ओळीत खाली आणण्यासाठी अ‍ॅड्रेस ब्लॉक नंतर एंटर जोडा, त्यानंतर ग्रीटिंग लाइन चिन्हावर क्लिक करा:

ग्रीटिंग लाइन चिन्ह

हे घाला घाला ग्रीटिंग लाइन संवाद.

शब्द ग्रीटिंग लाइन

पुन्हा एकदा डिफॉल्ट फॉरमॅटसह जाऊ आणि ओके बटणावर क्लिक करा.

पुढे ते सांगते तेथे हायलाइट करा , माउसला राइट-क्लिक करा, परिच्छेद निवडा आणि नंतर समान शैलीच्या परिच्छेदांदरम्यान जागा जोडू नका पुढील बॉक्स निवडा.

हे अ‍ॅड्रेस ब्लॉकच्या प्रत्येक भागाच्या दरम्यान रिक्त ओळ न ठेवता योग्यरित्या एकत्रित राहू शकेल.

स्पेस शब्द जोडू नका

त्यानंतर, रिबनमधील मेलिंग टॅबवर असलेल्या पूर्वावलोकनाच्या परिणामाच्या चिन्हावर क्लिक करा.

पूर्वावलोकन परिणाम

अ‍ॅड्रेस ब्लॉक फील्ड इंडिकेटरऐवजी, आपण आता वर्ड डॉक्युमेंटमध्ये सूचीबद्ध केलेली वास्तविक सामग्री पहावी.

प्रथम पूर्वावलोकन

आपले पूर्वावलोकन पूर्ण झाल्यावर पूर्वावलोकन बंद करण्यासाठी पूर्वावलोकन परिणाम चिन्हावर क्लिक करा. पुढे, इतर फील्ड्स कशी जोडायची हे पहाण्यासाठी, मागील फक्त क्लिक करा आपल्या कागदजत्रात आपली सद्य स्थिती तयार करण्यासाठी, नंतर घाला समाकलित करा फील्ड चिन्हावर क्लिक करा.

इन्स्टंट विलीन फील्ड चिन्ह

आपल्याला असे काहीतरी मिळाले पाहिजे:

इन्स्टंट फील्ड

देश किंवा प्रदेश निवडा, नंतर घाला बटणावर क्लिक करा.

विलीन फील्ड घातले

पूर्वावलोकन परिणाम चिन्हावर कसे दिसते ते पाहण्यासाठी पुन्हा क्लिक करून पहा. खाली माझे उदाहरण आहेः

देश जोडलेली पूर्वावलोकने

आता फॉर्म पत्र योग्यरित्या सेटअप झाल्यामुळे आपण नियम सेट करण्यासारख्या अधिक प्रगत गोष्टी करू शकता. नियम आपल्याला विशिष्ट प्राप्तकर्त्यांसाठी काही मजकूर दर्शविण्याची आणि इतरांसाठी लपविण्याची परवानगी देतात. प्रारंभ करण्यासाठी, नियम बटणावर क्लिक करा.

नियम

विचारा, फिल-इन इत्यादी अनेक पर्यायांसह आपल्याला एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिसेल.

नियम ड्रॉपडाउन

आमच्या उदाहरणासाठी, मग… नंतर… निवडा जे आपल्यास खालील संवादात आणेल:

मेल विलीन नियम

फील्ड नाव बदला: देश_अ__प्रदेश वर बदला, आणि यूएसए टाइप करा: तुलना करा. पुढे बॉक्समध्ये काही मजकूर जोडा जिथे तो हा मजकूर घाला आणि अन्यथा हा मजकूर घाला.

या उदाहरणात जर प्राप्तकर्ता यूएसएमध्ये राहत असेल तर त्यांना मेरी ख्रिसमस हा मजकूर त्यांच्या पत्रामध्ये घातला जाईल, तर इतर प्रत्येकास सीझन ग्रीटिंग्ज हा संदेश मिळेल.

एकदा आपण ओके बटणावर क्लिक करा आणि नंतर पूर्वावलोकन परिणाम बटणावर क्लिक केल्यास हे कसे दिसेल ते येथे आहे.

मेरी क्रिस्टमास संदेश जोडा

पुढे, पूर्वावलोकन परिणाम विभागाची नोंद घ्या:

पूर्वावलोकन परिणाम विभाग

पाठविलेल्या सर्व अक्षरे स्क्रोल करण्यासाठी नंबरच्या डावी आणि उजवीकडील बाण बटणावर (पूर्वावलोकन परिणाम चालू केल्यावर) क्लिक करू शकता. अशा प्रकारे आपण हे सुनिश्चित करू शकता की आपली सर्व अक्षरे मुद्रण किंवा ईमेल करण्यापूर्वी योग्य दिसत आहेत.

टीपः नियमांनुसार मॅच फील्ड मेनू निवड आपल्या प्राप्तकर्त्यांच्या यादीतील शीर्षलेखांच्या नावांसह डेटाबेसमधील फील्ड नावे जुळविण्यासाठी आहे.

आपण आपल्या कागदजत्रात फील्ड्स कुठे घातली आहेत हे पाहणे सुलभ करण्यासाठी, हायलाइट मर्ज फील्ड्स बटण वापरा.

हायलाइट फील्ड

हे टॉगल आहे जे आपण आपल्या निर्णयावर अवलंबून चालू आणि बंद करू शकता. शेवटी, जेव्हा आपण आपल्या पत्रासह आनंदी असाल, तेव्हा समाप्त आणि विलीन चिन्हावर क्लिक करा:

समाप्त आणि विलीन करा

आपल्याला हा ड्रॉपडाउन मेनू तीन पर्यायांसह मिळाला पाहिजे.

समाप्त करा आणि ड्रॉपडाउन विलीन करा

आपण मुद्रण करण्यापूर्वी किंवा ईमेल पाठविण्यापूर्वी शोधू शकता अशा आपल्या एका मोठ्या दस्तऐवजात आपली सर्व अक्षरे विलीन करण्यासाठी शब्द मिळविण्यासाठी वैयक्तिक कागदपत्रे संपादित करा निवडा.

आपण पहातच आहात की वर्डसह फॉर्म अक्षरे तयार करणे आता पूर्वीसारखे काम नव्हते आणि आपण कागदजत्र तयार आणि पाठवू शकता आणि द्रुत आणि सहजपणे पाठवू शकता. आपल्याकडे काही प्रश्न असल्यास, मोकळ्या मनाने टिप्पणी द्या. आनंद घ्या!